E-fatura… não foi pensado para profissionais da contabilidade

Os TOC e ROC são os profissionais que mais usam o portal e-fatura… ou que mais necessitam usar esta plataforma… mas ela não foi pensada para eles.

 

Desde 2013 que a informação sobre o faturamento nacional se encontra depositada numa plataforma que apesar de estar bem construída e desenhada não é funcional do pondo de vista de quem necessita consultar essa informação intensivamente para realizar auditorias.

 

Uma vez que essa informação se encontra concentrada num só local, os TOC e ROC começaram a alinhar-se com essa informação… se as finanças o fazem para fiscalizar e cruzar informação entre o que as empresas declaram pela contabilidade e o que é declarado pelas empresas no e-fatura, nada mais lógico que os TOC se sirvam dessa informação.

 

O mecanismo colocado à disposição para consultar os documentos pecou pela quase inutilidade devido à forma como a informação é extraída do site… formato csv (nada contra), máximo 300 documentos por csv, totais dos documentos…. Pouca informação, às pingas e incompleta, obrigando os TOC e ROC a perderem demasiado tempo.

 

Com os problemas surgem soluções… o projeto Gexcel – Gestão em Excel de excelência para empresas, andou à frente deste processo e foi mais longe criando uma ferramenta completa que dá resposta exaustiva a esta questão.

 

Criou o “GexcelApp_e-fatura Importador” que através da ferramenta preferida dos TOC e ROC… o Excel… usando técnicas webscraping faz o trabalho por nós no site… como de um robô se tratasse… imagine uma máquina a introduzir credenciais e datas certas para 300 documentos ou menos no site por si, retirando toda a informação incluindo os detalhes dos documentos em ciclos automáticos até retirar toda a informação para o seu Excel em poucos minutos ou mesmo segundos.

 

 

Com esta informação no Excel devidamente detalhada a própria app fornece alguns mapas resumo, como por exemplo recapitulativos de despesas ou vendas… sim porque a app também importa vendas.

 

Para alem de importar todos os documentos de um período também consegue classificar os documentos quanto à atividade do emitente e realizado dentro ou fora da atividade do adquirente. Nas últimas versões disponíveis é possível classificar lotes de documentos de vários contribuintes primeiro e depois dar ordem à app para confirmar todos no site, imagine dar a ordem antes de almoço e quando regressar todos os documentos estarem confirmados no site.

 

  

Importar em bloco também é possível, há empresas nas vendas com um volume de documentos em que o site demora a responder, poderá selecionar essas empresas e colocar a app fora das horas de trabalho a atualizar os dados.

 

É possível fazer o download da versão demo aqui neste link, siga as instruções propostas ao longo deste vídeo.

Num futuro próximo a Gexcel também irá disponibilizar uma app para fazer a ponte entre os documentos do e-fatura e a contabilidade através de ficheiros de integração, e não será só para os documentos do e-fatura, mas isto será um tema para um outro artigo.

 

Fonte: Artigo de Vitor Gamboa – https://www.facebook.com/VictorGamboaConsultoriaExcel

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