Parecer Técnico – despesas de representação

Sou TOC de uma Sociedade unipessoal, que a sua atividade é comissionista.

A sócia-gerente apresenta mensalmente na contabilidade, despesas devidamente documentadas de compra de roupa e supermercado avultadas, pagas com cartão associado à empresa.

Já foi chamada à atenção de tais despesas, mas afirma que essas são necessárias ao exercício da atividade, que tem que estar apresentável.

Qual o lançamento contabilístico mais correto perante estas despesas?


Parecer Técnico

  1. Em termos fiscais, existe a obrigação de todos os sujeitos passivos de IRC, bem como os sujeitos passivos de IRS que disponham ou devam dispor de contabilidade organizada, estarem obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária através da qual devem ser, exclusivamente, movimentados os pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade empresarial desenvolvida, conforme o n.º 1 do artigo 63.º-C da Lei Geral Tributária (LGT).

1.2 Devem, ainda, ser efetuados através da conta ou contas bancárias todos os movimentos relativos a suprimentos, outras formas de empréstimos e adiantamentos de sócios, bem como quaisquer outros movimentos de ou a favor dos sujeitos passivos.

1.3 De referir, ainda, que a realização destas operações sem utilizar a conta bancária da empresa poderá resultar na aplicação de coimas entre € 180 a € 4500 (sendo que nos termos do art.º 26.º do RGIT para as pessoas coletivas as coimas são o dobro das fixadas), conforme o artigo 129.º do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT).

  1. Como em todas as operações, o TOC/Contabilista Certificado deverá apenas proceder ao registo contabilístico tendo na sua posse os adequados documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, de acordo com a alínea a) do n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC. Por outro lado, deve ter na sua posse as cartas ou qualquer documento entregue que informe a entidade que estão obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária através da qual devem ser, exclusivamente, movimentados os pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade empresarial desenvolvida, devendo, ainda, ser efetuados através da conta ou contas bancárias todos os movimentos relativos a suprimentos, outras formas de empréstimos e adiantamentos de sócios, bem como quaisquer outros movimentos de ou a favor dos sujeitos passivos e respetivo limite aos pagamentos respeitantes a faturas ou documentos equivalentes de valor igual ou superior a €1.000.
  2. Lembramos que, nos termos da alínea a) do n.º1 do artigo 69.º do EOCC os tem o direito de obter todos os documentos, informações e demais elementos de que necessitam para o exercício das suas funções, devendo solicitar à administração ou gerência os documentos em falta que lhe permitam justificar o saldo atual da conta bancos e proceder aos movimentos de correção que se afigurem necessários.
  3. Para efeitos de IVA

4.1. O Código do IVA dispõe no seu artigo 20.º que, os sujeitos passivos só poderão deduzir o imposto que tenha incidido sobre bens ou serviços adquiridos para a realização de operações tributáveis ou sobre as operações elencadas na sua alínea b) do seu n.º 1.

4.2. Não existindo essa conexão direta entre os bens adquiridos e a realização de operações tributárias, não deve proceder a dedução de IVA, uma vez que não é possível fundamentar a afetação exclusiva destes bens à atividade.

  1. Para efeitos de IRC

5.1. Analisando esta situação numa ótica de IRC, remetemos para o disposto no n.º 1 do art.º 23.º do Código do IRC em que se consideram gastos ou perdas os que comprovadamente forem indispensáveis para a realização dos proveitos ou ganhos sujeitos a imposto ou para a manutenção da fonte produtora.

5.2. O encargo suportado com a aquisição de bens e serviços para consumo pessoal de um sócio muito dificilmente poderá ser considerado como indispensável numa ótica empresarial, pois o uso destes bens, não se esgota com o exercício das funções, pelo que deverá ser contabilizada na conta 688X – “Gastos não aceites” e levar acrescer ao Quadro 07 campo 752 da Modelo 22 e juntar nota explicativa ao processo de documentação fiscal – Dossier Fiscal, previsto no artigo 130.º, do código do IRC.

  1. Aquisição de bens e serviços pelo sócio-gerente considerados como rendimento do trabalho dependente:

6.1 Ficam sujeitos a tributação, por força do n.º 2 do artigo 1.º os rendimentos mencionados, quer em dinheiro quer em espécie, determinando-se o valor destes de acordo com as regras estabelecidas no artigo 24.º do Código do IRS.

6.2 Embora nos n.ºs 1 a 10 da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º sejam enumerados alguns direitos, benefícios ou regalias, quaisquer outros direitos, benefícios ou regalias, não incluídos na remuneração principal, auferidos pela prestação ou em razão da prestação de trabalho dependente constituem rendimentos do trabalho.

6.3 Essa remuneração acessória será também considerada para a determinação de retenção na fonte da categoria A, pois não está excecionada no n.º 1 do artigo 99.º do CIRS, na redação vigente até 31 de dezembro de 2014. Todavia a partir de 1 de janeiro de 2015 não há retenção na fonte sobre os rendimentos em espécie de acordo com a alínea a) do n.º 1 do artigo 99.º do CIRS, com a redação dada pela Lei n.º 82-E/2014, de 31 de dezembro. De acordo com o n.º 2 do artigo 99.º-C do CIRS, «considera-se remuneração mensal o montante pago a título de remuneração fixa, acrescido de quaisquer outras importâncias que tenham a natureza de rendimentos de trabalho dependente, tal como são definidos no artigo 2.º, sem prejuízo do disposto no número seguinte».

6.4 Sendo considerado rendimento do trabalho dependente, deverá constar na declaração mensal de remunerações (DMR) com o código “A5”.

6.5 Sendo o sócio um dos gerentes da empresa ou trabalhador da mesma o pagamento de despesas pessoais, é considerado como um rendimento em espécie, pelo que deverá ser contabilizado na conta 63X “gastos com pessoal”, sendo fiscalmente aceite na medida em que é tributado na esfera do trabalhador.

  1. Deve ser evitado que despesas de caráter pessoal de gerentes e trabalhadores sejam faturadas e pagas pela empresa, a menos que sejam consideradas como integrantes da remuneração dos trabalhadores e gerentes.

 

Fonte: Ordem dos Contabilistas Certificados